Góð samskipti stjórnenda eru lykilatriði

Svava Bjarnadóttir

Í fyrirtækjarekstri er ein algengasta orsök trúnaðarbrests og jafnvel deilna, mistök í mannlegum samskiptum. Það gildir einu hversu vel ferlar og stefnumótun eru útfærð, ef samskiptin eru ekki í lagi.

Starfsreglur stjórnar skilgreina formlega hvernig stjórnin skuli starfa og skilgreinir ábyrgð og hlutverk hvers og eins. En í daglegu amstri gleymast oft formsatriðin og því getur hent að aðilar framkvæmi störf sín og skyldur á annan hátt en starfsreglurnar segja til um.

Hvar eru ákvarðanirnar teknar?
Einn algengasti misbresturinn í samskiptum á meðal stjórnarmanna er að upplýsa ekki um mikilvæg samskipti á milli funda. Þessi þáttur er gríðarlega mikilvægur og ætti að vera fastur liður í dagskrá stjórnarfunda til þess að tryggja að allir við stjórnarborðið séu jafn vel upplýstir um málefnin. Framangreint er jafnframt ein forsenda þess að upplýsingagjöf til stjórnarmanna sé þannig háttað að ákvarðanir séu teknar á stjórnarfundinum sjálfum en ekki utan hans.  Annars er hætt við að sérfræðiteymið í stjórninni verði óvirkt og í ýktustu tilfellunum “keyrir” framkvæmdastjórinn mál í gegnum fundinn sem þá verður bara afgreiðslu og stimplunarfundur.

Sjálfstæð ákvarðanataka
Annað vandamál  í stjórnun sem verður til vegna óvandaðra samskipta er t.d. sjálfstæð ákvarðanataka framkvæmdastjóra án vitundar stjórnar. Algengasta ástæðan er að samræðan um það hver má hvað hverju sinni hefur ekki átt sér stað. Það má, til að mynda gera með starfslýsingu framkvæmdastjóra og árlegu mati á störfum hans. Ef mörk á umboði framkvæmdastjóra eru ekki uppi á borðum er hætta á að hann taki ákvörðun í góðri trú en skorti í raun umboð frá stjórn til slíkrar ákvörðunar án samþykkis stjórnar. Einnig getur verið mjög skilvirkt að endurskoða og skilgreina árlega starfslýsingu forstjóra þannig að fyrirfram liggi fyrir skýrt umboð hans til að fylgja eftir rekstraráætlun félagsins. Mörg önnur dæmi mætti nefna þar sem skýr og heiðarleg samskipti á milli framkvæmdastjóra og stjórnar skipta máli, sérstaklega er þetta áríðandi í kringum hina svokölluðu áhættuþætti hvers fyrirtækis s.s. orðsporsáhættu, tapsáhættu eða lausafjáráhættu.

En hver er þá lausnin?  Árlega eða oftar þarf stjórn að gefa sér tíma til þess að ræða hvernig eðlilegt er að samskiptin séu á milli stjórnarmeðlima utan hinna hefðbundnu stjórnarfunda.  Sérstaklega þarf að ræða upplýsingagjöf á milli framkvæmdastjóra og stjórnar þegar áföll dynja yfir eða skyndilegar breytingar verða. Eitt gott samtal í stjórnarherberginu árlega getur afstýrt gríðarlegu tjóni.

Heimild: Vísir